在过去的一年中,许多公司不得不快速重新考虑其运营方式。对于我们这些在办公室工作的人来说,我们的工作生活已经完全改变了。虽然有恢复正常的迹象,但首先要遵循许多指导和法规。而且,由于必须如此迅速地适应我们的生活,我们已经利用了远程工作的优势和创新。
在这些困难时期,保持联系对于确保团队士气,协调和效率比以往任何时候都更为重要。尽管物理会议室已无法使用,但世界各地的工人已转向远程协作。但是,决定每次会议应采用哪种格式可能会很棘手,因为可能并不总是存在可以借鉴和遵循的战略性沟通计划的示例。在仅视频会议或仅音频会议之间进行选择会完全改变会议的动态。知道在给定情况下使用哪一个是最大化生产率的关键。
考虑到这一点,在计划远程会议时需要考虑以下三点。
1.您需要图像吗?
视频会议的明显优势是共享图像的能力。这是我们在家中重新创建工作场所设置所能获得的最接近的结果。视觉辅助工具已被证明可以使演示更加吸引与会者,插图和评论的组合有助于我们传达自己的想法。
您可以使用数字工作区来增强会议体验。这样,您可以在会议期间人们实时协作时共享屏幕。这将允许更高程度的同步性,这将在各种过程(例如产品开发和集体测试)中提供极大帮助。
远程视觉协作并不难。视频会议工具和数字工作区的结合可以使几乎每个人都在同一个房间里。因此,无论您是在虚拟白板上添加便签和图片,演示幻灯片还是与团队共享原型,视频通话都是您的最佳选择。
视频营销工具无法亲自与客户见面,也已成为企业成长的重要组成部分。
2.你有时间吗?
有时候,图像适合快速赶上,例如,如果您需要通过数字白板解释一个复杂的想法。但是,如果您希望召开简短会议,则电话会议就足够了。
从协调长期项目到完善原型,定期接触对于工作生活的许多方面都是必不可少的。但是,使用视频通话来支付所有这些费用会花费设置时间,而在其他地方则更好。
另外,如果这是彼此熟悉的类似参与者之间的例行会议,则可能无需肢体语言或面部表情就能很好地进行交流。
因此,音频会议负担得起,简单且节省时间。使用虚拟电话号码,它也可以通过任何设备完成,这意味着我们可以从任何地方拨打电话。只要您知道如何在Android,iPhone或任何可用的设备上进行电话会议,您就可以为任何事情做好准备。如果您可以让所有人参与其中,并且不用照片来安排您的日程安排,则无需进行所有视频通话。
然而,从真实生活到虚拟生活的快速过渡提出了许多挑战。如果您不确定该技术,那么确保安全使用在线通讯工具可能会无济于事。
尽管一个品牌的用户参与策略可能与另一个品牌有很大不同,但它们都将得到有效的在线交流的支持。幸运的是,由于电话会议是新的规范,因此公司努力使联系变得尽可能容易和安全。
当然,音频呼叫甚至强大的社交媒体存在都是保持联系的好方法。但是,很多时候接触可能是被动的,无法适应您需要表达自己并与其他人充分互动的时刻。不要低估视频可以添加的互动范围。
3.您是否拥有合适的设备和环境?
这并不能保证您需要与之交谈的每个人始终拥有视频会议的能力。这并不意味着这些交互作用就不那么重要了。
如今,我们需要适应与同事,客户,客户或供应商进行交流的不同方式。技术问题,设备不足或连接不良可能意味着无法进行视频通话。如果在某个时候缺少高质量的软件或硬件,则很难确保每个人都是最新的。
通过定期会议,您可能知道每个人的技术状况,因此我们应该习惯于使我们的环境尽可能最佳。其他情况将难以预测,办公室以外的生活也意味着我们的控制权降低了。找到与他人交流的最佳方法不会花费很长时间,这样做将有助于确保获得积极的体验。
像任何业务决策一样,成本也是采用电话会议的重要因素。毫不奇怪,视频会议的额外好处往往会使这两种选择中的价格更高。这是一项需要很多远见和决定的项目决策,需要考虑风险管理方面的考虑。
查看可以留出的预算来投资团队可能需要的预算,以获取最佳体验。如果您想节省季度预算,那么语音通话是一个更好的选择。但是,当需要您的分布式团队进行协作的时候到了,那么绝对可以考虑利用付费视频会议软件可以提供的许多功能。如果预算紧张,您还可以使用许多免费的生产力工具,以各种形式补充协作过程。
也就是说,不可否认,任何企业都需要在员工,客户和合作伙伴之间进行面对面的互动。很多时候,音频通话无法满足您的要求。必须购买可靠的,通用的视频选项。即使这是一个小型企业视频会议解决方案,也可以节省您的预算。
如果在将来的工作中不考虑我们从远程学习和相互支持中学到的经验教训,很多人会感到失望。在线交流对此至关重要。现在考虑正确的平台,拥抱远程办公的好处,您就可以为下一个阶段做好准备。